Medlemmarnas ansvar
(Senast uppdaterad 2015-03-04)
Alla initiativ och idéer är välkomna och uppskattade!
Jourdagar
Samtliga familjer har ansvar att ställa upp som jour enligt ett rullande schema i det fall det skulle råda kraftig personalbrist på förskolan. Styrelsens sekreterare ansvarar för att upprätta och distribuera jourschema. Varje familj tilldelas 6-8 jourdagar per termin. Hälften avser 1:a jour åtagande och hälften avser 2:a jour åtagande, då en förälder skall vara tillgänglig för att kunna ställa upp som extra resurs hel- eller halvdag på förskolan. Behovet av jour brukar vanligen kunna förutses dagen innan.
Städning
Tre gånger per år storstädar alla familjer gemensamt Pärlugglans lokaler. Dessa förläggs vanligtvis till april, september och november. En person från varje familj deltar vid städtillfället. Eventuell frånvaro skall diskuteras med Sanitetsansvarige och resulterar generellt i beting. Storstädningarna genomförs på en lördag eller söndag mellan cirka 09.00-13.00
Därutöver ansvarar varje familj för 2 -3 städveckor per år. Vanligen kan tjänsten köpas av den av sanitetsgruppen valda städfirman, men om städaren är sjuk/frånvarande utför familjen själv städningen. Familjer som väljer att inte städa själva kommer faktureras med ca 1500 kr per år. Varje familj kan välja att själva genomföra städningen under de veckor man har ansvar för och därigenom slippa denna avgift. Faktureringen sker i december. Detta gäller tillsvidare. Notera att nya familjer ska genomföra helgstädningen själv under sin första städvecka. Dessutom får de nya familjerna genomföra ett gemensamt projekt. Ordförande och kassör befrias dock från både städveckor och städdagar. Övriga styrelsemedlemmar har endast en städvecka per år. Köansvarige har en mindre städvecka per år jämfört med övriga medlemsfamiljer.
Under städveckan har man även ansvar för snöröjning och sandning. OBS Detta går inte att leja bort. I snöröjningsansvaret ingår skottning och sandning av parkeringen, gångar fram till entréerna, nödutgångarna och själva gångarna fram till dem samt att ta bort farligt hängande istappar från taket.
Skottningsansvaret övergår till nästa veckas familj på fredagar när Pärlugglan stänger. Man ansvarar därmed för att det är skottat när Pärlugglan öppnar på måndag morgon under sin egen städvecka.
Arbetsgrupper/Styrelseuppdrag
Samtliga föräldrar skall alltid ingå i en arbetsgrupp eller ha ett styrelseuppdrag. På grund av den höga arbetsbelastningen för ordförande och kassör, är övriga familjemedlemmar undantagna roller i arbetsgrupp eller styrelse. Tillsättning sker av Valberedningen i samförstånd med föräldern. Varje familj skall under sin tid som medlem vara beredd att ta ett styrelseuppdrag. Vi strävar efter en rättvis arbetsfördelning där tyngre uppdrag varvas med lättare.
Husgruppen
Husgruppen består av en ansvarig person, ”Husgruppsansvarige” och ca 12 medlemsföräldrar, vilka tillsammans är ansvariga för det löpande underhållet av förskolan.
I husgruppen ingår även projekt (definition: uppdrag som tar mer än 2 timmar i anspråk inomhus alternativt utomhus)
Husgruppsansvarige:
Projektansvarige:
Medlemsföräldrar:
Medlemsföräldrarna är s k ” Veckoansvariga ” för x antal veckor per termin (beroende på antal medlemmar förevarande termin), då de står som kontaktpersoner för småjobb som behöver åtgärdas på förskolan. Dessa jobb kan vara alltifrån att byta glödlampor till att sätta upp hyllor eller måla om en mindre väggyta. Medlemsföräldrarna skall hålla reda på vilka veckor de är Veckoansvariga och tillse att de jobb som beställs under dessa veckor utförs på ett tillfredställande sätt, alternativt rapportera till Husgruppsansvarige om förhinder föreligger.
Medlem i husgruppen skall därutöver ställa upp vid förfrågningar från Husgruppsansvarige avseende större uppdrag/projekt som skall utförasunder terminens gång. Medlemsföräldrarna är ansvariga för att utföra de projekt som styrelsen beslutat ska genomföras under terminen.
2 medlemmar i husgruppen utses till Säkerhets- (en rond per år inklusive larmtest, kontakt mot brandmyndighet, hantering av utkvittering och insamling av nycklar) respektive Data- och teleansvarige (inkl hjälpa verksamhetsansvarig med vissa teknikfrågor). Data- och teleansvarig är befriad från husveckor, men deltar i övriga aktiviteter inom husgruppen.
Trädgårdsgruppen
Trädgårdsgruppen består av en ansvarig person , ”Trädgårdsgruppsansvarige” och ca 6-7 medlemsföräldrar vilka tillsammans ansvarar för skötseln av förskolans trädgård, uteplatser, lekstuga och uteleksaker.
Trädgårdsgruppsansvarige:
Medlemsföräldrar:
De föräldrar som är med i trädgårdsgruppen skall arbeta ihop med Trädgårdsgruppsansvarige för att tillse att årsplaneringen följs och att ansvara för att sköta trädgården under tilldelade trädgårdsveckor. De skall även assistera vid förberedelserna och efterarbetet vid trädgårdsdagarna. Det kan även tillkomma ett eller flera lite större projekt under året för trädgårdsgruppen att utföra.
Vintertid ingår ansvar för att se till att halksand finns i sandlådorna.
Övriga föräldrar:
Varje vår och höst har vi trädgårdsdagar där varje familj skall finnas representerad. De arbetsuppgifter som skall genomföras vid trädgårdsdagen planeras av trädgårdsgruppen och presenteras av trädgårdsgruppsansvarig inledningsvis på trädgårdsdagen då även gruppindelning sker. Under trädgårdsdagarna serveras enklare lunch.
Sanitetsgruppen
Sanitetsgruppen består av en ansvarig person , ”Sanitetsgruppsansvarige” och ca 3 medlemsföräldrar, vilka tillsammans ansvarar för förskolans renhållning.
Sanitetsgruppansvarige:
Medlemsföräldrar:
Person 1:
Person 2:
Person 3:
Övriga föräldrar:
Se avsnitt om Städning ovan.
Styrelseuppdrag
Ordförande:
Vice ordförande:
Kassör:
Ledamot 1: är Förskolechefen med ansvar gentemot förskolans pedagoger
Ledamot 2: Ansvaret gentemot arbetsgrupperna Fest, Sanitet och Trädgård
Ledamot 3: Ansvaret gentemot arbetsgrupperna Hus inkl Projekt:
Sekreterare: Ansvaret gentemot arbetsgrupp Information/Webb
Styrelsen sammanträder ca en gång i månaden. Ledamöterna agerar kontaktpersoner i styrelsen mot de olika arbetsgrupperna.
Varje familj skall under sin tid som medlem vara beredd att ta ett styrelseuppdrag.
Festgruppen
Festgruppen består av två personer vilka tillsammans ansvarar för förtäring vid sammankomster och arrangerar föräldrafester.
Festgruppens uppgifter innefattar bl.a.:
Informationsansvarig
Informationsansvarig utgörs av en förälder som ansvarar för den interna och externa informationen i föreningen.
Informationsansvarigs ansvarsområden är följande:
Det är föräldrarnas ansvar att meddela Informationsansvarige om de byter adress eller telefonnummer. Detta meddelas via mejl till Informationsansvarige.
Köansvarige
Köansvarige utgörs av en förälder som ansvarar för nyantagningar av barn till förskolan i samråd med Förskolechefen. Vice ordförande är Köansvariges styrelsekontakt.
Köansvarige skall behärska kommunens köregler, samt föreningens stadgar vad avser antagningar till förskolan. Kommunen håller i en grundutbildning vilken Köansvarige rekommenderas delta i.
Bland Köansvariges uppgifter är således att hantera:
Övriga föräldrar:
De föräldrar som har möjlighet får gärna närvara vid förskolans årliga Öppet Hus vilken brukar hållas i november varje år för att ge köföräldrar möjlighet att lära känna förskolan och dess verksamhet.
Valberedningen
Valberedningen utgörs av en förälder som ansvarar för tillsättningen av medlemmar i de olika arbetsgrupperna. Valberedningens styrelsekontakt är Styrelsens Vice Ordförande.
Bland Valberedningens uppgifter ingår att:
Nya föräldrar skall fylla i Valberedningens formulär som Valberedningen sedan använder som underlag vid tillsättningen av medlemmarna i de olika arbetsgrupperna.
Alla initiativ och idéer är välkomna och uppskattade!
Jourdagar
Samtliga familjer har ansvar att ställa upp som jour enligt ett rullande schema i det fall det skulle råda kraftig personalbrist på förskolan. Styrelsens sekreterare ansvarar för att upprätta och distribuera jourschema. Varje familj tilldelas 6-8 jourdagar per termin. Hälften avser 1:a jour åtagande och hälften avser 2:a jour åtagande, då en förälder skall vara tillgänglig för att kunna ställa upp som extra resurs hel- eller halvdag på förskolan. Behovet av jour brukar vanligen kunna förutses dagen innan.
Städning
Tre gånger per år storstädar alla familjer gemensamt Pärlugglans lokaler. Dessa förläggs vanligtvis till april, september och november. En person från varje familj deltar vid städtillfället. Eventuell frånvaro skall diskuteras med Sanitetsansvarige och resulterar generellt i beting. Storstädningarna genomförs på en lördag eller söndag mellan cirka 09.00-13.00
Därutöver ansvarar varje familj för 2 -3 städveckor per år. Vanligen kan tjänsten köpas av den av sanitetsgruppen valda städfirman, men om städaren är sjuk/frånvarande utför familjen själv städningen. Familjer som väljer att inte städa själva kommer faktureras med ca 1500 kr per år. Varje familj kan välja att själva genomföra städningen under de veckor man har ansvar för och därigenom slippa denna avgift. Faktureringen sker i december. Detta gäller tillsvidare. Notera att nya familjer ska genomföra helgstädningen själv under sin första städvecka. Dessutom får de nya familjerna genomföra ett gemensamt projekt. Ordförande och kassör befrias dock från både städveckor och städdagar. Övriga styrelsemedlemmar har endast en städvecka per år. Köansvarige har en mindre städvecka per år jämfört med övriga medlemsfamiljer.
Under städveckan har man även ansvar för snöröjning och sandning. OBS Detta går inte att leja bort. I snöröjningsansvaret ingår skottning och sandning av parkeringen, gångar fram till entréerna, nödutgångarna och själva gångarna fram till dem samt att ta bort farligt hängande istappar från taket.
Skottningsansvaret övergår till nästa veckas familj på fredagar när Pärlugglan stänger. Man ansvarar därmed för att det är skottat när Pärlugglan öppnar på måndag morgon under sin egen städvecka.
Arbetsgrupper/Styrelseuppdrag
Samtliga föräldrar skall alltid ingå i en arbetsgrupp eller ha ett styrelseuppdrag. På grund av den höga arbetsbelastningen för ordförande och kassör, är övriga familjemedlemmar undantagna roller i arbetsgrupp eller styrelse. Tillsättning sker av Valberedningen i samförstånd med föräldern. Varje familj skall under sin tid som medlem vara beredd att ta ett styrelseuppdrag. Vi strävar efter en rättvis arbetsfördelning där tyngre uppdrag varvas med lättare.
Husgruppen
Husgruppen består av en ansvarig person, ”Husgruppsansvarige” och ca 12 medlemsföräldrar, vilka tillsammans är ansvariga för det löpande underhållet av förskolan.
I husgruppen ingår även projekt (definition: uppdrag som tar mer än 2 timmar i anspråk inomhus alternativt utomhus)
Husgruppsansvarige:
- Upprättar och underhåller det veckoschema som sitter på Pärlugglans anslagstavla, där det framgår vilken förälder som är veckoansvarig för respektive vecka på terminen.
- Vid vissa tillfällen åker Husgruppsansvarige till Pärlugglan själv och åtgärdar det som kanske inte går in under vad man kan förvänta sig av en veckoansvarig eller om det är akuta saker som behöver åtgärdas.
- Ansvarar för att obligatorisk ventilationskontroll (OVK) genomförs med rätt intervaller.
Projektansvarige:
- Ansvarar för att inför varje termin planera vilka projekt som ska genomföras under året. Detta sker i samråd med den person som är ansvarig för projektgruppen i styrelsen samt husgruppsansvarig.
- Koordinera samt ta in offerter på större renoveringsarbete etc.
- I samråd med husgruppsansvarige, lägga ut arbetsuppgifter på medlemmarna i husgruppen. Detta för att projekten ska kunna utföras enligt utsatt plan
Medlemsföräldrar:
Medlemsföräldrarna är s k ” Veckoansvariga ” för x antal veckor per termin (beroende på antal medlemmar förevarande termin), då de står som kontaktpersoner för småjobb som behöver åtgärdas på förskolan. Dessa jobb kan vara alltifrån att byta glödlampor till att sätta upp hyllor eller måla om en mindre väggyta. Medlemsföräldrarna skall hålla reda på vilka veckor de är Veckoansvariga och tillse att de jobb som beställs under dessa veckor utförs på ett tillfredställande sätt, alternativt rapportera till Husgruppsansvarige om förhinder föreligger.
Medlem i husgruppen skall därutöver ställa upp vid förfrågningar från Husgruppsansvarige avseende större uppdrag/projekt som skall utförasunder terminens gång. Medlemsföräldrarna är ansvariga för att utföra de projekt som styrelsen beslutat ska genomföras under terminen.
2 medlemmar i husgruppen utses till Säkerhets- (en rond per år inklusive larmtest, kontakt mot brandmyndighet, hantering av utkvittering och insamling av nycklar) respektive Data- och teleansvarige (inkl hjälpa verksamhetsansvarig med vissa teknikfrågor). Data- och teleansvarig är befriad från husveckor, men deltar i övriga aktiviteter inom husgruppen.
Trädgårdsgruppen
Trädgårdsgruppen består av en ansvarig person , ”Trädgårdsgruppsansvarige” och ca 6-7 medlemsföräldrar vilka tillsammans ansvarar för skötseln av förskolans trädgård, uteplatser, lekstuga och uteleksaker.
Trädgårdsgruppsansvarige:
- Ansvarar för årsplaneringen av gruppens arbete (finns en mall att utgå ifrån), samt håller i gruppens 2 – 3 planeringsmöten varje år.
- I årsplaneringen ingår att fördela ansvaret för trädgårdsveckor på gruppens medlemmar.
- Trädgårdsgruppsansvarige håller även i sammankallandet av samtliga föräldrar till de två årliga trädgårdsdagarna (ca maj och oktober).
Medlemsföräldrar:
De föräldrar som är med i trädgårdsgruppen skall arbeta ihop med Trädgårdsgruppsansvarige för att tillse att årsplaneringen följs och att ansvara för att sköta trädgården under tilldelade trädgårdsveckor. De skall även assistera vid förberedelserna och efterarbetet vid trädgårdsdagarna. Det kan även tillkomma ett eller flera lite större projekt under året för trädgårdsgruppen att utföra.
Vintertid ingår ansvar för att se till att halksand finns i sandlådorna.
Övriga föräldrar:
Varje vår och höst har vi trädgårdsdagar där varje familj skall finnas representerad. De arbetsuppgifter som skall genomföras vid trädgårdsdagen planeras av trädgårdsgruppen och presenteras av trädgårdsgruppsansvarig inledningsvis på trädgårdsdagen då även gruppindelning sker. Under trädgårdsdagarna serveras enklare lunch.
Sanitetsgruppen
Sanitetsgruppen består av en ansvarig person , ”Sanitetsgruppsansvarige” och ca 3 medlemsföräldrar, vilka tillsammans ansvarar för förskolans renhållning.
Sanitetsgruppansvarige:
- Ansvarar för Schemaläggning av veckostädning;
- Kontakt med extern städhjälp;
- Information till kassör avseende fakturering av medlemmars städveckor;
- Information till redovisningsfirma månatligen gällande städarnas timåtgång (redovisas i ett skriftligt signerat tidsrapporteringsdokument);
- Hålla städinstruktioner uppdaterade;
- Senareläggning av extern städning vid kvällsaktiviteter som föräldramöten, öppet hus och liknande.
Medlemsföräldrar:
Person 1:
- Inköp av material, inkl uppackning
- Ansvar för städförråd inkl löpande renhållning av städförråd
- Ansvar för vanlig dammsugare och centraldammsugare
Person 2:
- Bortforsling av grovsopor
- Hantering av sorterat avfall
Person 3:
- Schemaläggning av, och kallelse till, storstädningar
- Arbetsfördelning vid storstädningar
- Uppföljning av storstädningar
Övriga föräldrar:
Se avsnitt om Städning ovan.
Styrelseuppdrag
Ordförande:
- Samordning, ytterst ansvarig för verksamheten
- Styrelsemöten, föreningsstämmor
- Myndighetskontakter
- Andra montessoriförskolor
- Introduktion nya föräldrar
Vice ordförande:
- Assistera ordförande, främst personalfrågor
- Kontaktperson mot valberedning
- Present och jubilaransvarig
Kassör:
- Budget
- Bokföring
- Utbetalningar
- Bankkontakter
- Fonder och stiftelser
- Kontakt mot revisorer
- Försäkringar
Ledamot 1: är Förskolechefen med ansvar gentemot förskolans pedagoger
Ledamot 2: Ansvaret gentemot arbetsgrupperna Fest, Sanitet och Trädgård
Ledamot 3: Ansvaret gentemot arbetsgrupperna Hus inkl Projekt:
- Skaffa god allmänkunskap om fastigheten;
- Identifiera större framtida reparationer/ investeringar;
- Ta fram underlag och kostnadsuppskatta samt presentera förutsättningarna för styrelsen;
- Sammanställa lista för hantverkare
Sekreterare: Ansvaret gentemot arbetsgrupp Information/Webb
- Föräldrainformation
- Protokoll – skriva och distribuera
Styrelsen sammanträder ca en gång i månaden. Ledamöterna agerar kontaktpersoner i styrelsen mot de olika arbetsgrupperna.
Varje familj skall under sin tid som medlem vara beredd att ta ett styrelseuppdrag.
Festgruppen
Festgruppen består av två personer vilka tillsammans ansvarar för förtäring vid sammankomster och arrangerar föräldrafester.
Festgruppens uppgifter innefattar bl.a.:
- Duka upp till luciafirande.
- Fixa dryck, frukt samt godis etc. till föräldramöten.
- Hålla i våravslutningen med buffé, smörgåstårta, kaffe och tårta samt dukning.
- Anordna privatfester med bara föräldrar (betalas av deltagare ur egen ficka)
- Vara ambassadörer för Pärlugglan och hjäpa till med introduktion av nya föräldrar samt delta på öppet hus.
Informationsansvarig
Informationsansvarig utgörs av en förälder som ansvarar för den interna och externa informationen i föreningen.
Informationsansvarigs ansvarsområden är följande:
- Informationen på hemsidan skall vara aktuell. Även tillse att, arkivering av diverse gamla dokument, görs av respektive gruppansvarig och styrelsen mfl, senast vid slutet av läsåret.
- Proaktivt arbeta med respektive gruppansvarig för att se till att aktuellt material finns inom varje område på hemsidan
- Hålla adress- och telefonlistan på hemsidan uppdaterad.
- Hjälpa verksamhetsansvarig med vissa administrativa uppgifter .
- Säkerställa att information är korrekt och uppdaterad.
Det är föräldrarnas ansvar att meddela Informationsansvarige om de byter adress eller telefonnummer. Detta meddelas via mejl till Informationsansvarige.
Köansvarige
Köansvarige utgörs av en förälder som ansvarar för nyantagningar av barn till förskolan i samråd med Förskolechefen. Vice ordförande är Köansvariges styrelsekontakt.
Köansvarige skall behärska kommunens köregler, samt föreningens stadgar vad avser antagningar till förskolan. Kommunen håller i en grundutbildning vilken Köansvarige rekommenderas delta i.
Bland Köansvariges uppgifter är således att hantera:
- Kön till förskolan via kommunens hemsida
- Svara på löpande frågor från kommunen, förskoleledningen, befintliga och nya föräldrar
- Kontakta nya föräldrar och administrera nyantagningar
- Administrera uppsägningar
- Sammankalla till och närvara vid årliga ”Öppet Hus” där förskolans verksamhet presenteras.
- Hålla förskoleledningen informerade om ändrade regler på området.
Övriga föräldrar:
De föräldrar som har möjlighet får gärna närvara vid förskolans årliga Öppet Hus vilken brukar hållas i november varje år för att ge köföräldrar möjlighet att lära känna förskolan och dess verksamhet.
Valberedningen
Valberedningen utgörs av en förälder som ansvarar för tillsättningen av medlemmar i de olika arbetsgrupperna. Valberedningens styrelsekontakt är Styrelsens Vice Ordförande.
Bland Valberedningens uppgifter ingår att:
- Nominera nya styrelsemedlemmar vid den årliga föreningsstämman i mars (samt vid behov vid ev. extrakallade föreningsstämmor)
- Placera nya föräldrar i varsin arbetsgrupp.
- Hantera rotationen av befintliga medlemmar i arbetsgrupperna.
Nya föräldrar skall fylla i Valberedningens formulär som Valberedningen sedan använder som underlag vid tillsättningen av medlemmarna i de olika arbetsgrupperna.